Autor: Manuel Carrillo, Director de Estrategia de Grupo Reputación Corporativa, publicado en el portal TopComunicacion

Madrid, 26 de noviembre del 2012.– El Grupo Reputación Corporativa ha celebrado una Rueda de Prensa a través de Twitter con Lorena Albella, Directora de Marketing de easyFairs Iberia, con motivo de la celebración de los Salones Profesionales EMPACK Madrid y LOGISTICS Madrid, los pasados 17 y 18 de octubre. El planteamiento previo se explicó de la siguiente forma:

Las ventajas de una Rueda de Prensa Digital (Twitter) para las compañías son evidentes:

• Ahorrarse un lugar céntrico para celebrar la Rueda de Prensa. Incluso, el desayuno o comida, que suelen acompañar a este tipo de convocatorias.
• Ahorrarse la decoración de la sala con imagen corporativa.
• Ahorrarse la documentación en papel para cada periodista.
• A pesar de ser en tiempo real, se cuenta con la posibilidad recurrir a documentación o consultar a los expertos de la empresa.
• Menos exposición pública a las preguntas y hablar en público.
• Se evitan las fotografías con poses improvisadas.
• Se evitan los desplazamientos y la inversión en tiempo.
• Se evita el “Off the Record”.

Para los periodistas las ventajas son:

• Poder formular las preguntas desde cualquier país, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil o tableta).
• Ahorrarse el tiempo de desplazamiento. Ahorrarse el envío de un compañero adjunto, un comercial, o un fotógrafo.
• Obtener información de primera mano en tiempo real. (Ya que al margen de Twitter podrá recibir respuestas documentadas y personalizadas en su email).
• Monitorizar toda la Rueda de Prensa con la ayuda de un hastag (etiqueta).
• Sin límite de preguntas y sin intervenciones de otros representantes de la empresa. Si se conversa con un Director General, todo lo que conteste se pondrá en boca del Director General. No del Director de Comunicación o de Marketing.
• También conocerá las preguntas de sus colegas de otros medios de comunicación. Tanto para evitar la duplicidad de preguntas, como conocer los temas de conversación más influyentes.
• El periodista que desee mantener una conversación en privado con el Director General lo podrá realizar a través de los mensajes directos (DM) de Twitter. Para ello, ambas cuentas de Twitter se deben seguir mutuamente, al menos durante la conversación privada.
• Establecimiento de nuevos vínculos de comunicación entre los colegas periodistas y con las empresas.
• La organización de una Rueda de Prensa Digital es cuestión de minutos. No de días u horas.

A la Rueda de Prensa en Twitter asistieron 6 medios de comunicación que tuvieron la oportunidad de realizar las preguntas que estimaron oportunas. Lorena Albella contestó en 100 tweets durante una hora y media. Las conclusiones, tras su celebración, son las siguientes:

• La Rueda de Prensa a través de Twitter es ideal para situaciones de emergencia y cortos periodos de reacción. Prácticamente, todos los periodistas tienen twitter personal, o su medio de comunicación, twitter corporativo. Realizar una convocatoria y congregar a los periodistas puede ser cuestión de minutos.
• El Directivo-a que ofrezca la Rueda de Prensa deberá contar con la ayuda de 1 ó 2 personas que coordinen las preguntas y repreguntas de cada uno de los periodistas. Y además, tener a mano una lista de enlaces web a lugares estratégicos para ampliar o documentar afirmaciones.
• Las preguntas de los periodistas son más incisivas, preparadas y al fondo de cada cuestión. El Directivo-a no está obligado a contestar, pero es recomendable dar respuesta. Incluso aunque se repitan las preguntas.
• Hasta 10 periodistas la Rueda de Prensa Digital es fluida, rápida y coherente. Superar esta cifra requiriría de un protocolo previo en el orden de las preguntas y en los tiempos de espera.
• No es necesario que el Directivo-a tenga que conocer o estar pendiente de la herramienta Twitter, pero sí debe ser ágil en las respuestas. Si cuenta con los colaboradores mencionados, dichas respuestas serán más efectivas.
• Las respuestas se pueden ofrecer en varios tweets, mencionando siempre al periodista que se contesta, para no perder el hilo de la conversación.
• Se recomienda crear una cuenta nueva de Twitter exclusiva para la Rueda de Prensa, sin seguir a nadie, y sin seguidores. Sólo creada para este fin. Hacer desde la cuenta personal del Directivo-a o desde la cuenta corporativa de la empresa supondría dar entrada a personas que no son periodistas.
• Crear un hastag para dar visibilidad a las preguntas y respuestas de todos los participantes. También conviene poner como avatar una fotografía del Directivo-a que va a contestar. El hastag deberá comprobarse que no existe ya de antemano. Deber ser único para ese momento.
• Es necesario que preguntas y respuestas contengan dicho hastag.
• Las respuestas que se puedan mejorar, una vez acabada la Rueda de Prensa, se deberían ampliar y documentar para enviar información posterior al periodista en cuestión.
• Antes de la Rueda de Prensa facilitar material del Directivo-a a todos los periodistas que participen: Fotografías de alta resolución, videonoticias, archivos sonoros, documentación.

Sin duda alguna, esta primera Rueda de Prensa en Twitter ha sido una gran experiencia, tanto para los periodistas, como para nuestro cliente easyFairs Iberia. Las herramientas digitales que tenemos a nuestra disposición conviene explorarlas para impulsar la Estrategia de Comunicación. Por supuesto, un uso improvisado, sin planificación y sin un equipo de profesionales lleva este tipo de experiencias al más estrepitoso de los fracasos. Por nuestra parte, lo volveremos a repetir en aquellas circunstancias que así lo precisen.